Když jedna nejmenovaná nadnárodní softwarová korporace pořádala v raných časech covidu on-line konferenci pro několik stovek svých manažerů z Česka a Slovenska, zadala pořádající kreativní agentuře, aby to bylo hravou formou. Výsledkem byl naprogramovaný virtuální fantasy ostrov, po němž chodili, a dokonce i létali, avataři zúčastněných pracovníků. Mohli prohledávat krajinu ostrova s různými zábavnými místnostmi, chatovat mezi sebou. A samozřejmě navštěvovat přednáškové sály za primárním účelem celé dvoudenní taškařice.

Jasně, tohle je zatím docela extrémní příklad toho, do jak bujarých tvarů může virtuální konference rozpuknout. Slyšíte na tomto místě hrát rajskou hudbu budoucnosti? Nebo jde jen o módní výstřelek, který se trendem a široce přijímanou realitou nikdy nestane?

Faktem je, že virtuální či hybridní eventy se v post-covidové současnosti v korporátních kalendářích plně etablovaly a prakticky nikdo se nad tím již nepozastavuje.

Možná, že termín hybridní konference není na první pohled či poslech zcela zřejmý. Zjednodušeně můžeme za hybridní označit takový event, který se koná ve fyzickém i digitálním prostoru zároveň. „Pokud takovou konferenci organizujete, je vaším primárním cílem přenést zážitek, který prožívají účastníci přímo v sále, také k těm vzdáleným, sedícím u počítačů. Musíte dodržet štábní kulturu a informační hodnotu on-line přenosu,“ upozorňuje manažer brněnského společenského a vzdělávacího centra Abzac Radek Poláček.

Cest, jak povedenou hybridní konferenci uspořádat, se nabízí více. Jisté je ale to, že umístit před pódium počítač s webkamerou a začít streamovat už dnes jednoduše neobstojí. I při lowcostovém řešení přenosu je vhodné zaznamenávat dění v realitě minimálně dvěma kamerami a obraz softwarově mixovat.

„Základní režijní formát by se měl vzezřením blížit televizním zprávám, kdy v menším rámečku vidíte mluvčího a v tom dominantním jeho prezentaci. Pokud divák vidí pouze statické plátno, může přenos působit spíš jako on-line výuka a brzy se stane pro účastníky nudným,“ vysvětluje Radek Poláček.

Velmi důležitá je také zvuková stránka streamu. Lidé u počítače by v ideálním případě měli slyšet pouze povídání přednášejícího. Nikoliv to, že v sále někdo kašle, obsluha cinká se skleničkami, někomu padá příbor na podlahu nebo se zrovna zvedá ohlušující potlesk.

Efektní a softwarově nepříliš náročnou utilitou je časomíra odpočítávající začátek konference, případně konec právě probíhající přestávky před následujícím blokem. Taková vychytávka však vyžaduje perfektní koordinaci scénáře eventu s přesností na sekundy.

„V Abzacu jsme dosud pořádali několik hybridních konferencí sofistikovanější úrovně. Jestli nás něco naučily, pak to, že se nesmí podcenit jejich technické řešení. Hlavně neřešte nic za běhu, ale vše mějte promyšleno, přichystáno a odzkoušeno předem. Přenos rozhodně potřebuje svého režiséra, který mu dá lidskost. Pracuje s obrazem, přidává titulky, graficky představuje mluvčí a jejich témata. Tím udrží pozornost sledujících,“ dělí se Radek Poláček o nabyté zkušenosti.

Inventář centra Abzac proto zahrnuje dvě dálkově ovládané kamery a jejich napojení na audiosystém, stejně jako počítač vybavený režijním softwarem. Pro plně profesionální streamování eventů pak organizátoři povolají do akce spolupracující společnost AV Technika.

Hybridní konference pravděpodobně nikdy zcela nenahradí networkingové eventy, jejichž primárním smyslem je navazování nových kontaktů a vztahů, a je tedy žádoucí, aby se účastníci potkávali osobně. „Jestliže je ale hlavním smyslem konference předání informací, je zvážení její hybridní formy na místě. Zvlášť když tyto typy eventů v post-covidové době zažívají velký odpad přihlášených zájemců, a to až o nižší desítky procent,“ uzavírá Radek Poláček.

Zpět na všechny aktuality